backoffice thaqi, Glattbrugg: Ihr Büro. Ohne dass Sie drinsitzen.

Was auf dem Spiel steht

Sie führen einen Betrieb. Kein Büro.

Ein Betrieb mit Mitarbeitenden bringt Pflichten mit, die mit dem eigentlichen Geschäft nichts zu tun haben. Gesamtarbeitsverträge, Sozialversicherungen, Quellensteuer, Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Hygiene, Abwesenheitsmanagement.

Jemand muss es machen. Richtig und fristgerecht.

Ohne Nachweise kein Auftrag. Ihr Kunde sichert sich ab: im Bau mit GAV-Bestätigung und Versicherungsnachweis, anderswo mit anderen Belegen. Wer sie nicht vorlegen kann, kommt bei grösseren Projekten gar nicht in die Auswahl.
Heute gemacht, später geprüft. Sozialversicherungen, Gesamtarbeitsvertrag, Mehrwertsteuer: alles wird rückwirkend geprüft, über Jahre. Korrigiert wird so oder so. Wie teuer die Korrektur wird, hängt davon ab, was bei der Prüfung noch offen ist.
Zeit, die niemand bezahlt. Wo Zuständigkeiten und Abläufe unklar sind, entsteht Leerlauf. Und was zusätzlich geleistet wird, hält niemand fest. Beides landet am Ende auf Ihrer Rechnung.

Was im Büro liegen bleibt, wird zum Geschäftsrisiko

Sie müssen das nicht können. Sie brauchen nur jemanden, der es kann.

Was ich Ihnen abnehme →

Leistungen

Was ich Ihnen abnehme

Zuerst das, was Sie am meisten aufhält. Einen Bereich oder alle vier, das entscheiden Sie.

Gründung und Aufbau

Vom ersten Tag an mit den Grossen mithalten.

GAV-Unterstellung abklären und melden
Versicherungen abschliessen: Betriebshaftpflicht, Fahrzeuge, Krankentaggeld
Anmeldungen bei Ausgleichskasse, Unfallversicherung und beruflicher Vorsorge
Kaution nach Gesamtarbeitsvertrag hinterlegen
Infrastruktur festlegen: E-Mail, Anbieter, Server oder Cloud, Programme für Offerten und Buchhaltung, Internetauftritt, nur so viel, wie der Betrieb braucht
Zuständigkeiten, Abläufe und Ablage von Beginn weg
Statuten und Unterlagen vorbereiten, Termine bei Notar und Bank wahrnehmen, ich gehe mit

Personal

Ihre Mitarbeitenden richtig angestellt und richtig abgerechnet.

Abrechnung nach Ihrem Gesamtarbeitsvertrag: Lohnkategorien, Mindestlöhne, Zulagen
Die Beiträge, die Ihr Gesamtarbeitsvertrag verlangt: Vollzug, Weiterbildung, Vorruhestand
Lohnbuchkontrollen vorbereiten und begleiten
Bewilligungen und ihre Fristen, Meldeverfahren für Mitarbeitende aus der EU, Vorgaben aus dem Entsendegesetz
Ein- und Austritte bei den Versicherungen melden, Mitarbeitende auf den Portalen der Branche registrieren
Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Absenzen, Krankheit, Unfall
Löhne, Sozialversicherungen, Quellensteuer
Arbeitsverträge und Personaldossiers
Zeugnisse, Bescheinigungen, Korrespondenz mit Ämtern und Versicherungen
Personalkennzahlen

Auftragskontrolle und Buchhaltung

Damit Sie wissen, wo Sie stehen.

Auftragskontrolle: welcher Auftrag läuft, was davon ist verrechnet, was ist noch offen
Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen schreiben, mit einer Nummer pro Objekt, die von der Offerte über den Auftrag bis zur Rechnung mitläuft, damit alles auch Jahre später auffindbar ist
Debitoren und Kreditoren, Mahnwesen, Zahlungsverkehr
Laufende Buchhaltung und Mehrwertsteuerabrechnung
Rückstände aufarbeiten, auch über Jahre
Abschluss zusammen mit Ihrem Treuhandbüro

Betriebsorganisation und Konzepte

Für jeden Betrieb, ob Werkstatt oder Heim: auch was läuft, hat noch Luft.

Zuständigkeiten klären: wer macht was, und wer entscheidet
Abläufe aufnehmen, neu ordnen und so übergeben, dass Sie sie selber führen können
Erfassen, was tatsächlich geleistet wird: Arbeitszeiten und Rapporte, damit Leerläufe sichtbar werden und nichts unverrechnet bleibt
Ablage und Infrastruktur, die zum Betrieb passen
Konzepte für Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Hygiene, samt den Abläufen, die sie im Alltag wirksam machen
Verhandlungen, Vereinbarungen und Zusagen so festhalten, dass sie auffindbar bleiben, auch ohne die Person, die sie geführt hat

Finden wir heraus, was Sie am meisten aufhält

Wie wir zusammenarbeiten →

Zusammenarbeit

Sobald es Sie aufhält

Neugründung oder bestehender Betrieb, die Pflichten eines Arbeitgebers kommen in jedem Fall. Wer sie neben dem eigentlichen Geschäft selber erledigt, verliert Zeit und irgendwann die Freude an der Arbeit. Spätestens dann rufen Sie mich an.

Was ich aufbaue, soll halten, für den Betrieb und für alle, die dort arbeiten, auch ohne mich. Darum kläre ich, bevor ich etwas anfasse, wer beteiligt ist, was gebraucht wird, wie es sich umsetzen lässt, bis wann und was es kostet. So gehe ich bei jedem Betrieb vor, ob gross oder klein, Bau oder Heim.

Vorgehen

So arbeiten wir zusammen

Start

Erstgespräch

Sie erzählen, was liegen geblieben ist.

Bestandsaufnahme

Ist-Analyse

Ich schaue mir an, wie Ihre Abläufe heute organisiert sind.

Vorschlag

Soll-Konzept

Ich sage Ihnen, was ich ändern würde, bis wann und warum.

Umsetzung

Implementierung

Sie entscheiden, was davon umgesetzt wird, und durch wen.

Weiterführung

Übergabe

Einmaliges Mandat

Ich übergebe Ihnen die Abläufe samt Wissen.

Übernahme

Laufendes Mandat

Was gemacht werden muss und Sie vom eigentlichen Geschäft abhält, übernehme ich.

Am Ende

Ihr Betrieb weiss, wie er läuft

Wer wofür zuständig ist, ist geklärt. Die Abläufe sind aufgenommen und geordnet. Ob Sie diese übernehmen, mir lassen oder aufteilen, entscheiden Sie.

Wie das aussieht, sagen am besten die, für die ich arbeite.

Was Betriebe davon haben → Erstgespräch vereinbaren →

Referenzen

Was Betriebe davon haben

Was diese Betriebe verbindet, ist nicht die Branche. Es ist die Zeit, die im Tagesgeschäft für alles andere fehlt.

Laufende Mandate

seit 2024 Gipser- und Malerbetrieb im Raum Zürich Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, Auftragskontrolle, Debitoren und Kreditoren, die Buchhaltung, Arbeitszeiten und Rapporte, Löhne nach Gesamtarbeitsvertrag samt Sozialversicherungen, Personaldossiers und die Ablage.

«Ich bin wieder da. Wo ich hingehöre, auf der Baustelle und bei meinen Kunden.»
Inhaber, September 2026
seit 2023 Betrieb der Gebäudetechnik im Raum Zürich Von der Gründung an dabei: Statuten, Notar, Bank und Infrastruktur. Seither Offerten und Rechnungen, Personal samt Abwesenheitsmanagement und die Buchhaltung, dazu die Konzepte für Arbeitssicherheit und Umweltschutz.

«Ich hatte Angst, dass es nicht einmal für meinen eigenen Lohn reicht. Heute zahle ich fünf Löhne.»
Inhaber, März 2024
seit 2023 Betrieb der Gebäudetechnik im Raum Zürich Für den Start die Infrastruktur eingerichtet, so einfach wie möglich. Seither Rechnungen, Zahlungen und Löhne. In Planung sind die internen Abläufe und eine Ablage, die zum heutigen Betrieb passen.

«Ich weiss, was meine Kunden wollen, und mein Betrieb muss sich dafür vorbereiten.»
Inhaber, Mai 2026

Abgeschlossen, eine Auswahl

Gipser- und MalerbetriebMandat

Zwei Jahre Administration nachgeführt: Versicherungen geprüft, von den Fahrzeugen bis zur beruflichen Vorsorge, Beiträge an Sozialversicherungen, Vorruhestandsmodell und Gimafonds nachgemeldet, korrigiert und deklariert. Eingerichtet, was der Gesamtarbeitsvertrag verlangt: Arbeitszeiterfassung, Fahrzeiten, Kaution, Sicherheitsbeauftragter. Eine angekündigte Lohnbuchkontrolle vorbereitet und begleitet, die Ablage digitalisiert. WinBau für Offerten und Rechnungen eingeführt, bexio für Löhne, Zahlungsverkehr und Buchhaltung.

«Ich weiss nicht, wie wir funktioniert haben. Kein Wunder, ging es für mich nicht mehr.»
Inhaber, Herbst 2025
PlattenlegerbetriebMandat

Von der Gründung bis zur Liquidation begleitet. Statuten und Anmeldungen am Anfang. Der Inhaber führte das Büro zunächst selber und gab es später ab, dann alles eingerichtet, was der Gesamtarbeitsvertrag verlangt: Löhne, Arbeitszeitkontrolle, Beiträge, Kaution. Am Ende Handelsregister, Schuldenruf und Schlussbilanz.

«So viel Arbeit, eine Firma zu schliessen, und so wenig Freude.»
Inhaber, Juni 2025
Soziale StiftungMandat

Teil der Umstrukturierung: Personaldossiers digitalisiert und für die Mitarbeitenden elektronisch zugänglich gemacht, das Lohnbuchhaltungssystem aufgesetzt, offene Korrekturen nachgeholt. Den Ablauf definiert, übergeben und die Nachfolge organisiert. 170 Mitarbeitende auf 120 Vollzeitstellen.

«Alle übertragenen Aufgaben wurden mit grosser Sorgfalt und zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt. Wir möchten sie ohne Vorbehalte an potenzielle Auftraggeber weiterempfehlen.»
Referenzschreiben der Geschäftsleitung, 2023
Alters- und PflegezentrumBeratungsmandat, danach Anstellung als Betriebsleiterin

Während der Bauphase die gesamte Hotellerie für den Neubau konzipiert, vom Hygienekonzept (HACCP) bis zu den Abläufen der einzelnen Teilbereiche. Danach als hauswirtschaftliche Betriebsleiterin selber umgesetzt und aufgebaut: fünf Teilbereiche, rund 16 Vollzeitstellen, dazu Budget, Kreditorenkontrolle und Qualitätsmanagement.

«Frau Thaqi kam aufgrund ihrer Auffassungsgabe und Analysefähigkeiten stets zu realistischen und umsetzbaren Entscheidungen.»
Arbeitszeugnis, 2017
Alters- und PflegeheimBeratungsmandat

Ist-Analyse des gesamten hauswirtschaftlichen Bereichs, Soll-Konzept, Umsetzung und Erfolgskontrolle. Eine Mitarbeiterin für die Kontrolle der neuen Abläufe ausgebildet und nach dem Abschluss noch wöchentlich telefonisch begleitet.

«Die hauswirtschaftlichen Mitarbeiterinnen werden auch nach dem Weggang von Frau Thaqi problemlos umsetzen können, was sie umstrukturiert hat. Denn sie sorgt für Nachhaltigkeit.»
Heimleiterin, 2012

Dazu eine dritte Firmengründung, eine Umwandlung der Rechtsform und weitere Betriebe, deren Administration ich aufgebaut habe.

Ihr Name stünde hier auch nicht

Arbeitszeugnisse und Referenzschreiben zeige ich Ihnen im Gespräch im Original, mit Namen und allen Details.

Wer ich bin →

Über mich

Violeta Thaqi

Kontaktdaten

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Ich denke strukturiert, und ich habe früh an mir entdeckt, dass ich Dinge so gestalten will, dass sie einen Zweck erfüllen. Was keinen Nutzen hat und mich in seiner Logik nicht überzeugt, hinterfrage ich und ordne es nach Möglichkeit neu.

Die Spuren davon ziehen sich durch meinen ganzen Werdegang. 2004 in der Lehre die Mitwirkung bei der Reorganisation einer Wäscherei. 2011 der Abschluss als diplomierte Betriebsleiterin in Facility Management HF. Danach Beratungsaufträge in Heimen, 2012 das Konzept für ein neues Heim, das ich ab 2013 als Betriebsleiterin selber aufgebaut und bis 2017 geführt habe.

Ab 2017 dann Betriebe im Bau, angestellt für Administration und Personal. Jedes Gewerbe funktioniert anders, ob Gipser, Maler, Gebäudetechnik oder Plattenleger. Ich kenne diese Betriebe von innen, und genau diese Vielfalt macht mir Freude. Am liebsten bin ich dort, wo etwas entsteht oder wo Bestehendes neu geordnet wird. Am Ende hat es wieder einen Zweck und überzeugt in seiner Logik. Darum bin ich seit Januar 2023 selbständig. Ich mache diese Arbeit gern. Meine Kunden spüren das, sobald die Ordnung steht.

Ihr Büro läuft, auch wenn Sie nicht drinsitzen

Bei Ihnen im Betrieb oder von meinem Büro aus. Mit Ihnen spreche ich Deutsch, Albanisch oder Englisch.

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Kontakt

Reden wir

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Kontaktdaten

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Telefon

+41 76 358 78 89

E-Mail

violeta@bo-thaqi.ch

Adresse

Soldbachstrasse 5
8152 Glattbrugg

Arbeitsort

Bei Ihnen im Betrieb oder von meinem Büro aus

Erreichbarkeit

Mo bis Fr, 08.00 bis 18.00 Uhr